"L’un des bénéfices majeurs de la solution de Legal Suite est la sécurité juridique. Aujourd’hui, je suis certaine de ne rater aucune échéance contractuelle. Avant, sans historique, le suivi était manuel et approximatif. Maintenant, tout est historisé et centralisé de manière fiable." — Noémie Gleyses, responsable juridique, Groupe Bizness.
Dans un contexte où la conformité, la gestion des risques et l’optimisation des processus juridiques sont des enjeux majeurs, de nombreuses entreprises réalisent que les méthodes traditionnelles de gestion contractuelle – stockage manuel, suivi approximatif des échéances, processus non dématérialisés – ne répondent plus aux exigences actuelles.
Pour faire face à ces enjeux, la direction juridique du Groupe Bizness a choisi la solution de Legal Suite afin de sécuriser et optimiser la gestion de ses contrats.
Noémie Gleyses, responsable juridique, et Anouck Figarol, juriste, partagent leur retour d’expérience sur l’utilisation du logiciel GaLexy de Septeo Legal Suite. Découvrez comment cette solution a transformé la gestion contractuelle du Groupe Bizness, en apportant gain de temps, sécurité juridique et pilotage optimisé de l’activité.
Avant l’intégration de Legal Suite, toute la gestion contractuelle était entièrement manuelle. Les contrats étaient stockés sur un serveur commun, sans vision globale sur les contrats en cours ou ceux arrivant à échéance. Il n’existait aucun suivi automatique, ni de génération de documents. Les rappels étaient gérés à la main, souvent dans Outlook, voire simplement "de mémoire", ce qui augmentait considérablement le risque d’oubli.
Dans un premier temps, nous avons établi un cahier des charges afin de formaliser nos besoins. Nous avons ensuite testé pendant un mois la solution Legal Suite ainsi que celles d’autres prestataires spécialisés dans la digitalisation juridique, afin de fonder notre choix sur un usage réel.
Notre décision s’est portée sur Legal Suite, d’une part car je connaissais déjà le logiciel pour l’avoir utilisé précédemment, et d’autre part parce qu’il avait l’avantage de proposer une configuration avancée des fiches contrats, ce que peu de solutions concurrentes permettaient.
Legal Suite s’est également distingué par :
Je dirais d'abord la configuration. Cela nous permet d’adapter l’outil à nos besoins spécifiques. Ensuite, la génération d’indicateurs de performance, un outil précieux pour piloter et suivre efficacement l’activité juridique. Enfin, la possibilité de créer un formulaire de base et de l’enrichir progressivement en fonction des cas et des besoins est également un aspect particulièrement pratique.
J’ai également constaté un gain de temps considérable. Par exemple, la rédaction d’un avenant, me prenait auparavant 45 minutes et ne me prend plus que 20 minutes grâce à la génération automatique et à l’optimisation des champs de saisie. Nous avons donc réduit de moitié le temps nécessaire.
Mais ce qui demeure le plus important, c’est la sécurité juridique . Aujourd’hui, je suis certaine de ne manquer aucune échéance contractuelle. Avant, sans historique, le suivi était manuel et approximatif, ce qui était une vraie source de stress. Maintenant, tout est suivi et centralisé de manière fiable.
La formation était bien structurée, intense et particulièrement utile. Elle nous a permis de prendre rapidement en main l’outil.
Grâce à l’IA, l’équipe a également pu bénéficier d’une reprise automatisée des contrats et a donc gagné un temps précieux — bien que la vérification manuelle reste nécessaire. Cette automatisation nous a permis de commencer sur des bases solides et fiables, essentielles pour travailler en toute confiance dès le début.
Prenez le temps de bien définir votre cahier des charges, en identifiant des besoins réalistes et précis. Cela vous évitera bien des surprises une fois la solution choisie. Si vous optez pour Legal Suite, sachez qu’il s’agit d’une solution fiable et facilement personnalisable, qui s’adapte parfaitement aux besoins réels de l’entreprise. Elle est idéale pour structurer la gestion et la génération de vos contrats.
Un autre atout majeur réside dans l’approche multi-modules de la solution. Cette flexibilité est particulièrement bénéfique pour des directions juridiques plus larges, notamment sur les volets Corporate, immobilier ou autres. Les synergies entre les modules permettent une gestion transversale et apportent une réelle valeur ajoutée.
Enfin, Legal Suite propose des fonctionnalités intéressantes intégrant l’IA et ouvre des perspectives prometteuses pour les directions juridiques qui souhaitent gagner en efficacité.
